File sổ quỹ tiền mặt bằng Excel là vấn đề đang khiến bạn nan giải? Không sao, hôm nay taichinh.vip sẽ giúp các bạn trong ngành thủ quỹ, kế toán và những người có nhu cầu về vấn đề này giải đáp thắc mắc nhé!
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ quỹ tiền mặt là gì?
Sổ quỹ tiền mặt là “loại sổ được lập dùng cho nhân viên thủ quỹ hoặc nhân viên kế toán tiền mặt nhằm phản ánh tình hình thu chi, sử dụng quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam tại những đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp theo các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo các kỳ kế toán”.
Mục đích của sổ quỹ tiền mặt để làm gì?
Sổ thủ quỹ tiền mặt lập ra nhằm mục đích thủ quỹ, kế toán nắm được tình hình biến động tăng/ giảm của tiền mặt thông qua việc ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ thu/ chi tiền mặt phát sinh trong các kỳ.
Ở định kỳ thì dễ dàng đối chiếu các số liệu giữa số tiền thực tế trong quỹ và số tiền được ghi trên sổ; số tiền trên sổ và số tiền trên các phần mềm kế toán, đảm bảo số liệu chính xác, tránh trường hợp thất thoát tiền của những đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp theo các nghiệp vụ kinh tế tài chính.
Những thông tin cần có trên sổ quỹ tiền mặt
Những thông tin cần có trong sổ quỹ tiền mặt là:
- Ngày/ tháng ghi chép sổ
- Ngày/ tháng chứng từ của phiếu thu, phiếu chi
- Số hiệu chứng từ (phiếu thu & phiếu chi) liên tục từ nhỏ đến lớn
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của phiếu thu & phiếu chi
- Số tiền nhập & xuất quỹ
- Số dư tồn quỹ cuối ngày (Lưu ý: số này phải khớp đúng với số tiền mặt trong két).
Phương pháp lập sổ quỹ tiền mặt bằng Excel
Lập trực tiếp bằng chứng từ
Căn cứ vào phiếu thu – phiếu chi đã được thực hiện nhập xuất tiền trong quỹ để ghi sổ.
Kế toán doanh nghiệp cần quan tâm đến số dư đầu kỳ. Có thể làm sổ quỹ tiền mặt theo các kỳ theo ngày, theo tháng, quý hoặc theo năm. Thông thường, kế toán nội bộ làm theo yêu cầu của giám đốc.
Cách ghi chép cụ thể từng cột là:
- Cột A – Ngày/ tháng ghi sổ: Là ngày thực hiện hạch toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc tăng giảm tiền mặt trong doanh nghiệp.
- Cột B – Ngày/ tháng chứng từ: Là ngày ghi trên phiếu thu, phiếu chi.
Lưu ý:
– Ngày/ tháng chứng từ phải phát sinh trước hoặc trùng với ngày tháng ghi sổ vì có chứng từ chúng ta mới có căn cứ để ghi sổ.
– Ngày/ tháng ghi sổ luôn luôn bằng Cột B – Ngày/ tháng chứng từ để giảm các thao tác nhập cũng như đảm bảo sự hợp lý thông tin trên sổ quỹ
– Cần ghi sổ quỹ theo đúng trình tự thời gian để tránh tình trạng âm quỹ theo thời điểm.
- Cột C (Thu) & Cột D (Chi): 2 cột “Số hiệu chứng từ” này dùng để ghi số hiệu của phiếu thu hoặc của phiếu chi.
+ Nếu nhập phiếu thu: Đưa số hiệu vào cột C.
+ Nếu nhập phiếu chi: Đưa số hiệu vào cột D.
Lưu ý:
– Mỗi một dòng chỉ nhập 1 phiếu.
– Số hiệu của 1 loại phiếu (thu/ chi) phải được nhập liên tục từ nhỏ đến lớn nhằm đảm bảo không bị âm quỹ theo thời điểm. Nếu trong ngày phát sinh nhiều phiếu thu và phiếu chi thì có thể nhập hết phiếu thu trước sau đó mới nhập tiếp phiếu chi. - Cột E: Khái quát nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu Thu, Phiếu Chi. Thông tin này trên phiếu Thu/Chi đã có ở dòng lý do nộp/lý do chi, chỉ cần đưa nội dung đó vào cột E.
- Cột G (Thu), Cột H (Chi), Cột I (Tồn): 3 cột “Số tiền”.
+ Cột G (Thu): Nhập số tiền ở dòng “Số tiền” trên phiếu thu.
+ Cột H (Chi): Nhập số tiền ở dòng “Số tiền” trên phiếu chi.
+ Cột I (Tồn): Là số tiền tồn quỹ còn lại sau khi thực hiện thu hoặc chi tiền mặt.
Công thức để tính ra số tiền tồn quỹ như sau:
Số Tồn = Số dư (Tồn trước đó) + số Thu (phát sinh tăng) – Số Chi (Phát sinh giảm)
Lập bằng cách lấy số liệu từ sổ nhật ký chung
Để lấy số liệu từ sổ nhật ký chung sang sổ quỹ tiền mặt thuận tiện, kế toán cần thực hiện các công việc sau:
- Căn cứ lập vào số liệu đã có trên sổ nhật ký chung.
- Lấy tại số dư cuối kỳ trên sổ quỹ tiền mặt của kỳ trước để ghi số dư đầu kỳ này.
- Công thức sử dụng hàm IF trong Excel.
Tổng quan các bước thực hiện như sau:
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt (tăng/giảm) trên sổ Nhật Ký Chung để đưa vào sổ quỹ tiền mặt.
Trên sổ nhật ký chung: các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt đã được hạch toán vào TK 111 (hoặc TK Chi tiết 111…). Đây chính là tham số điều kiện trong hàm IF - Cách sử dụng hàm IF trên sổ quỹ tiền mặt, cú pháp: IF(Logical_test,[value_if_true],[value_if_false])
Sau đó, kế toán doanh nghiệp sẽ sử dụng Hàm IF để lấy dữ liệu liên quan đến tiền mặt TK 1111 sang sổ quỹ.
Các file sổ quỹ tiền mặt bằng Excel mới và chuẩn nhất
File sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1V88kDbhM7Z6fpNB9QAKEMT3U4CHPH9oP/edit#gid=975289132
https://docs.google.com/document/d/1APuG2cvn5-BGz4iHCI6_c8cu9lqyXQ54/edit
File sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133
https://docs.google.com/document/d/1AUoosDyaISpASpUsHfMMtAdrxXSsiEHO/edit#heading=h.gjdgxs
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aeRKUgwcxD2P0-6qpJPWzGaCu_iFGrUU/edit#gid=1195522255
File sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 107
https://docs.google.com/document/d/1juAmQR1WY0heAgoUThwOFASke6dWF0gE/edit
Những lưu ý cơ bản cần khi ghi chép sổ quỹ tiền mặt
Khi có các phát sinh nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu chi tiền mặt trong kỳ kế toán thì thủ quỹ chịu trách nhiệm ghi chép lại vào sổ quỹ tiền mặt.
Bên cạnh đó thủ quỹ cũng chịu trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt, nhập xuất tiền khi có yêu cầu.
Hằng ngày thủ quỹ phải kiểm tra quỹ tiền mặt thực tế còn trong két, tiền phải được sắp xếp gọn gàng theo mệnh giá và không được để tiền cá nhân vào hay mang tiền ra khỏi cơ sở.
Trước khi ra về thủ quỹ cần khóa sổ và ký vào sổ quỹ.
Khi thực hiện ghi nhận các khoản thu chi vào sổ quỹ, thủ quỹ phải kiểm tra đầy đủ các phiếu thu, phiếu chi, kiểm tra xem các chứng từ có hợp lệ hay không mới tiếp nhận.
Chính vì vậy taichinh.vip gởi lời khuyên đến các thủ quỹ và kế toán phải thật cẩn trọng khi làm việc để tránh xảy ra những sai lầm không đáng có.
Kết luận
Ngoài các file sổ quỹ tiền mặt bằng Excel thì chúng mình cũng đã cung cấp thêm những thông tin liên quan đến vấn đề bạn đang thắc mắc. Nếu bạn vẫn chưa hài lòng thì hãy gọi đến số hotline của taichinh.vip để được đội ngũ nhân viên bên mình hỗ trợ thêm nhé.
