Phiếu nhập kho cũng là một trong số các loại chứng từ phổ biến sử dụng trong tất cả các doanh nghiệp từ bé đến lớn. Nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan. Và có rất nhiều bạn vẫn chưa nắm rõ hết tầm quan trọng cũng như nội dung cụ thể của phiếu nhập kho, chính vì vậy hôm nay taichinh.vip sẽ giúp bạn giải đáp về thắc mắc này nhé!
Phiếu nhập kho là như thế nào?
Phiếu nhập kho là một loại chứng từ theo mẫu được quy định sẵn, dùng để ghi lại và theo dõi tình hình tài sản trong doanh nghiệp. Trong phiếu nhập kho thể hiện rõ về các nguồn tài sản, biến động của tài sản từ đó có thể làm căn cứ xác định chi tiết nguyên liệu, vật liệu, hàng hóa nhập vào kho, những tài sản cố định… trong chính doanh nghiệp của.
Bình thường thì các kế toán tại doanh nghiệp sẽ sử dụng phiếu nhập kho để theo dõi từng kỳ/ quý, thông qua đó mà quá trình quản lý được chính xác, đều đặn và dễ dàng hơn như biên bản giao nhận hàng hóa.
Phiếu nhập kho dùng cho mục đích gì?
Phiếu nhập kho được được dùng cho mục đích quản lý hàng hóa, tư liệu sản xuất, các trang thiết bị tại các nhà kho. Ngoài ra, phiếu nhập kho cũng được sử dụng trong trường hợp hàng hóa, dụng cụ hay nguyên liệu, vật liệu được mua từ bên ngoài nhập vào trong kho của doanh nghiệp đó.
Các thủ kho sẽ là người thực hiện phiếu nhập kho hoặc cũng có thể do các kế toán trưởng trực tiếp quản lý và nhập vào hệ thống quản lý của doanh nghiệp.
Cách điền phiếu nhập kho chuẩn xác
Khi điền phiếu nhập kho người ghi phiếu nhập kho phải ghi rõ các thông tin sau:
- Số phiếu
- Ngày/ tháng/ năm lập phiếu
- Họ & tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa
- Số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho
- Ngày/ tháng/ năm theo hóa đơn
- Tên kho hàng
- Địa điểm nhập kho.
Ngoài phần đầu phiếu thì phần thân phiếu người ghi phiếu nhập kho cũng cần phải ghi cẩn thận tránh những sai sót không đáng có.
- Cột A: Ghi số thứ tự của các vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (số vật tư, sản phẩm, hàng hóa được ghi trên hóa đơn).
- Cột B: Ghi tên các vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tên vật tư, sản phẩm, hàng hóa được ghi trên hóa đơn).
- Cột C: Mã số (nếu có).
- Cột D: Đơn vị.
Phần số lượng:
- Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hóa đơn/ lệnh nhập).
- Cột 2: Kế toán kho ghi số lượng thực hàng hóa nhập vào kho. (Thông thường cột 1 sẽ bằng cột 2, nhưng nếu hàng không về đủ, hoặc xảy ra hư hỏng trả lại cho người bán, hay cũng có thể hàng hóa về thừa so với số lượng thực mua thì cột 1 và cột 2 sẽ khác nhau, kế toán kho cần chú ý ghi chính xác số lượng của 2 cột này để tránh xảy ra sai sót không đáng có).
- Cột 3: Giá nhập kho: được xác định bằng giá mua chưa thuế của hàng hóa cộng với các chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ…) cho một đơn vị hàng hóa.
- Cột 4: Bằng đơn giá nhân với số lượng.
- Dòng cộng: Cộng các giá trị trên phiếu nhập cho các cột số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Dòng số viết bằng chữ: Ghi diễn giải bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền trên phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành:
- 2 liên (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài)
- 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất)
Nhập kho xong nhớ phải ghi ngày/ tháng/ năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài) để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi sổ kế toán, và liên 1 lưu lại nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người mua hàng giữ.
Các mẫu phiếu nhập kho mới và chuẩn nhất
Mẫu phiếu nhập kho 03 – VT theo Thông tư 88
Mẫu phiếu nhập kho 01 – VT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Mẫu phiếu nhập kho 01 – VT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Mẫu phiếu nhập kho được ban hành kèm theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC
Giải thích ý nghĩa của các trường thông tin chung
Ý nghĩa các trường thông tin chung trên phiếu nhập kho bao gồm:
- Mã khách
Là mã đối tượng nhập xuất hàng hóa, vật tư. Thường được dùng để theo dõi công nợ, các đối tượng nội bộ như xưởng, dây chuyền,…
- Người giao
Cho biết thông tin về người giao hàng, vật tư để gửi cho đối tác trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp và nhập ngược lại.
- Mã giao dịch
Mã dùng phân biệt phạm vi sử dụng của phiếu nhập kho. Hiện nay đang tồn tại 4 mã giao dịch là “Nhập nội bộ, nhập thành phẩm, nhập kho bản thuế, nhập khác”. Việc phân loại và chọn mã giao dịch chỉ nhằm mục đích phân loại và thống kê và xử lý dữ liệu khi lưu. Khi lựa chọn mã giao dịch phải lựa chọn mã giao dịch đúng để việc tính giá thành được đúng.
- Diễn giải
- Số phiếu nhập/ Ngày nhập/ Ngày hạch toán
Bao gồm các thông tin về số chứng từ, ngày lập, ngày hạch toán.
- Tỷ giá
Khi theo dõi nhập theo ngoại tệ sẽ sử dụng tỷ giá và tỷ giá sẽ được lấy từ danh mục tỷ giá quy đổi gần nhất trước ngày nhập.
Quy trình nhập kho hàng hóa đối với các doanh nghiệp
Sau đây là quy trình nhập kho hàng hóa đối với các doanh nghiệp mà taichinh.vip đã đúc kết lại cho bạn:
- Kiểm tra hàng hóa tồn kho.
- Lên kế hoạch thông báo với bên bán việc nhập hàng hóa, nguyên vật liệu…
- Lãnh đạo có thẩm quyền xem xét nội dung và phê duyệt kế hoạch về việc nhập kho.
- Đề xuất việc thông báo với các bộ phận liên quan về quá trình nhập kho cụ thể.
- Yêu cầu nhập kho hàng hóa với bên bán (tùy vào sự thỏa thuận 2 bên mà hình thức sẽ khác nhau có thể bằng lời nói, văn bản…).
- Hoàn thành việc lập phiếu nhập kho xong sẽ có nhân viên giao hàng tiến hành giao hàng tới cho thủ kho tại doanh nghiệp.
- Khi giao hàng cho bên nhập kho, sẽ có bộ phận kiểm đếm về số lượng, chất lượng hàng hóa.
- Hàng được nhập vào kho xong, thủ kho và những người liên quan sẽ ký nhận vào loại hàng hóa nhập, đồng thời ký và ghi rõ họ tên vào phiếu nhập kho. (Lưu ý: phải giữ 1 liên, giao cho những người liên quan mỗi bên một liên: kế toán kho, người nhập hàng…).
- Phiếu nhập kho đã đầy đủ hoàn thiện, kế toán kho dựa vào phiếu nhập kho để ghi lại thông tin trong sổ kho và hạch toán về hàng hóa được nhập kho.
Ngoài nội dung bạn thắc mắc chúng tôi cũng đã gợi ý thêm một vài thông tin có liên quan đến phiếu nhập kho. Cảm ơn bạn đã chọn taichinh.vip để tham khảo trong hàng ngàn bài viết ngoài kia. Nếu còn thắc mắc vấn đề gì bạn hãy gọi vào số hotline của chúng tôi để được các nhân viên hỗ trợ thêm nhé!