Pivot table là được xem là tính năng hữu dụng và cần thiết nhất trên Excel được dùng để tổng hợp, và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn Tuy nhiên không phải ai cũng biết Cách dùng Pivot Table yêu cầu bạn phải hiểu biết nhiều về nó. Dưới bài viết này Taichinh.vip sẽ hướng dẫn bạn sử dụng sao cho hợp lý và đơn giản nhất dưới đây nhé!
Pivot Table
PivotTable trong Excel được xem như là một công cụ hỗ trợ người dùng mạnh mẽ trong tính toán, lưu trữ và phân tích các dữ liệu cho phép người dùng xem được những kết quả so sánh, mẫu hình cũng như xu hướng trong dữ liệu của mình.
Ưu điểm của việc sử dụng Pivot table
Pivot table được người dùng tin tưởng và sử dụng cao với những tính năng đặc biệt với công cụ thống kê dữ liệu mạnh mẽ và chính xác trong Excel, đem đến cho bạn những hiệu quả cao với những lợi ích vượt trội như:
- Thống kê hay liệt kê dữ liệu chính xác, siêu tốc.
- Giao diện đơn giản đơn giản, dễ sử dụng.
- Kiểm soát được quá trình phân tích dữ liệu một cách chi tiết và chặt chẽ nhất.
Cách sử dụng Pivot Table
Cách dụng Pivot table nâng cao
Bước 1: Bạn hãy Chọn 1 Pivottable mà bạn muốn sử dụng -> Chọn thẻ Insert của thanh Ribbon -> Sau đó chọn Slicer đã hiển thị trong bảng
Bước 2: Tại đây, bạn hãy chọn 1 trường mà mình muốn thể hiện các dữ liệu để thực hiện filler sau này. Lúc này bạn có thể chọn 1 hoặc là nhiều trường cùng một lúc. Khi đã hoàn thành bạn có thể thấy là tất cả giá trị của trường Department và Status sẽ xuất hiện. Khi bạn cần lọc gì, hãy bấm nút tương ứng thay vì chọn Filter
Cách dụng Pivot Table trên nhiều sheet
Bước 1: Đầu tiên bạn cần làm là xóa bỏ ký tự trong tên sheet: Chỉ nên để lại tên sheet ngắn gọn dễ đọc, không chứa các ký tự đặc biệt, và không có dấu cách
Bước 2: Tiếp theo chúng ta hãy dùng phần mềm Microsoft Query để tạo vùng dữ liệu cho Pivottable
Hãy đảm bảo rằng các dữ liệu trên sheet đã được định dạng bảng mới và được Microsoft Query chấp nhận. Để thực hiện, bạn nhấn vào mục Data chọn tiếp Get Data. Tại đây sẽ xuất hiện bảng tùy chọn và bạn hãy chọm From Other Sources rồi nhấn From Microsoft Query
Tiếp theo bạn hãy chọn dữ liệu trong file dữ liệu Excel và nhấn OK để hoàn thành. Sau đó, chúng ta lựa chọn đường dẫn file Excel muốn xử lý.
Khi đã có đường dẫn chúng ta ấn OK và cửa sổ Query Wizard hiện ra. Bây giờ, Table Option hiện ra, bạn hãy chọn System Tables và nhấn OK còn nếu chúng ta không thấy dữ liệu “Available tables and columns” thì hãy nhấn vào Options. Rồi sau đó chúng ta nhấn icon SQL là sẽ có thể tạo được PivotTable
Cách dụng Pivot Table trong Google Sheet
Bước 1: Chọn toàn bảng dữ liệu > Chọn thẻ Data > Chọn tiếp Pivot table
Bước 2: Hãy tạo mục Insert to và chọn New Sheet > Chọn mục Create.
Bước 3: Lúc này bảng Pivottable sẽ tự động được mở ra. Nếu trong trường hợp không mở thì lúc này bạn có thể chọn Bảng tổng hợp ở dưới góc cuối của bảng tính.
Bước 4: Lúc này bạn hãy thực hiện thêm dữ liệu vào bảng Pivottable bằng các nút Add với những tính năng khác nhau
Tạo PivotTable trong Excel cho người Windows
Bước 1: Chọn vào các ô mà bạn muốn sử dụng để tạo pivot table trong excel
Bước 2: Hay chọn Chèn > chọn tiếp PivotTable.
Bước 3: Bên dưới hãy chọn dữ liệu mà bạn muốn phân tích, sau khi chọn tiếp tục chọn một bảng hoặc dải ô mà bạn muốn.
Bước 4: Trong phần Bảng/Dải ô, lúc này hãy tiến hành xác minh dải ô.
Bước 5: Tiếp theo hãy chọn nơi mà bạn muốn bên dưới rồi đặt báo cáo cho PivotTable rồi chọn Trang tính mới để đặt PivotTable trong trang tính mới hoặc là các Trang tính hiện đã có rồi tiến hành chọn vị trí bạn muốn PivotTable xuất hiện.
Bước 6: Cuối cùng bạn chỉ cần chọn OK là đã hoàn thành
Cách sử dụng Pivot Chart
Tạo PivotChart
Bước 1: Chọn một ô trong bảng
Bước 2: Chọn Chèn > PivotChart .
Bước 3: Chọn OK.
Tạo biểu đồ từ PivotTable
Bước 1: Chọn một ô trong bảng.
Bước 2: Chọn Công cụ PivotTable > tích > PivotChart .
Bước 3: Chọn một biểu đồ.
Bước 4: Chọn OK.
Những lỗi thường gặp khi sử dụng Pivot Table
Lỗi PivotTable của Excel “tham chiếu nguồn dữ liệu không hợp lệ”
Khi cửa sổ làm việc của Excel chứa dấu ngoặc vuông trong tên (ví dụ như: “foo [1]”), bạn nhận được tín hiệu báo lỗi khi cố tạo pivottable bằng cách dùng dữ liệu từ bên trong sổ làm việc: tham chiếu nguồn dữ liệu không hợp lệ
Để giải quyết lúc này người dùng sẽ được yêu cầu bỏ đi tất cả các ký tự Excel không hợp lệ khỏi tên tệp của bạn.
Lỗi không tạo được PivotTable
Nếu PivotTable làm việc vượt giới hạn và bị mất nếu được lưu theo dưới định dạng tệp của phiên bản trước. Chỉ có PivotTable khi được tạo dưới chế độ tương thích sẽ hoạt động ở các phiên bản Excel trước.
Việc cần làm là bấm tìm để xác định được các PivotTable vượt quá giới hạn. Bạn hãy lưu sổ làm việc Excel theo dạng 97-2003 và tiến hành tạo lại PivotTable này trong chế độ tương thích.
Lỗi không Refresh được PivotTable
Để khắc phục lỗi này bạn có thể thực hiện cách sau:
- Cách 1: Hãy chọn 1 ô bất kỳ trong Pivot Table rồi chọn tiếp PivotTable Tools / Options / Refresh
- Cách 2: Hãy chọn vào 1 ô bất kỳ trong Pivot Table và bấm chuột phải rồi chọn Refresh từ menu phụ
Điểm cần lưu ý khi tạo PivotTable
Về mặt dữ liệu
Chúng ta cần đặt tên cho từng cột dữ liệu phải rõ ràng ,sắp xếp theo các yêu cầu và điều kiện, 4 cột dữ liệu được đặt tên rất là cụ thể: Ngày,loại chi phí,diễn giải, số tiền.
Kiểm tra các dòng dữ liệu có thừa hoặc dòng trống không
Để có thể tăng độ hiệu quả khi làm việc với Pivottable thì việc kiểm tra và loại bỏ các dòng dữ liệu thừa hay trống hoặc trùng giúp dữ liệu sẽ rất tốt cho bạn và thật sự cần thiết
Chú ý đến PivotTable Fields.
Fields chuyên được dùng khi làm việc với dữ liệu, trong PivotTable thì fields chính là cột. Fields sẽ giúp bạn quản lý các cột tốt hơn và chuyên nghiệp hơn
Đó là Cách sử dụng PivotTable trong Excel đơn giản nhất mà Taichinh.vip đã chia sẻ đến bạn. Hy vọng qua bài về hướng dẫn cách sử dụng pivot table bạn sẽ biết cách sử dụng PivotTable một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất để công việc của mình trở nên nhẹ nhàng hơn. Chúc bạn thành công!