SKU là gì? SKU là từ viết tắt của Stock Keeping Unit, có nghĩa là đơn vị phân loại hàng hóa tồn kho bằng cách phân loại hàng hóa giống nhau về hình dạng, chức năng… dựa trên một chuỗi các kí tự gồm số và/hoặc chữ. Hay đơn giản là MÃ HÀNG HÓA. Cùng Taichinh.vip tìm hiểu chi tiết dưới đây.
SKU là gì? SKU sản phẩm là như thế nào?
Mã SKU (viết tắt của tên tiếng Anh: Stock – Keeping Unit) hay thường được gọi là “Đơn vị lưu kho”. Trong hoạt động quản lý hàng hóa, SKU đơn giản là một dạng quy ước giúp phân loại các mặt hàng để bán, bao gồm những thông số, tính chất sản phẩm đó để phân biệt với những sản phẩm khác.
Vậy SKU sản phẩm là gì? Đối với một sản phẩm thì những thuộc tính có thể đặt trong mã SKU bao gồm: loại sản phẩm, nhà sản xuất, mô tả, vật liệu, kích thước, màu sắc, bao bì, và các chính sách bảo hành sản phẩm đó.
Chính vì thế, SKU cần thiết hơn cả Barcode trong việc kiểm soát kho hàng nội bộ, bạn chỉ cần nhìn vào mã SKU là có thể nhận biết loại sản phẩm qua ký tự và dễ dàng đọc chúng mà không cần quét hệ thống như Barcode. Bên cạnh đó bạn không bị giới hạn về số lượng SKU cho dù danh mục hàng hóa của bạn có mở rộng tới đâu.
Đặt mã SKU cho sản phẩm để làm gì?
Không phải mà tự nhiên mã SKU là một trường thông tin bắt buộc khi thêm 1 sản phẩm. Mã SKU cũng không phải là một dãy ký tự vô nghĩa mà chúng sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều trong các nghiệp vụ quản lý hàng hóa và bán hàng.
- Mã SKU là mã nội bộ giúp bạn định danh hàng hóa một cách nhanh chóng và dễ dàng để có thể bán hàng và quản lý hàng hóa hiệu quả nhất.
- Mã SKU khác nhau giúp bạn phân biệt các phiên bản hàng hóa khác nhau.
- Mã SKU giúp phân biệt cùng 1 mặt hàng giữa các kho khác nhau.
- Hạn chế tối đa được tình trạng hết hàng hoặc mất lạc hàng hóa trong quá trình quản lý tồn kho.
- Mã SKU còn là điểm liên kết hàng hóa giữa các kênh với nhau khi bán hàng qua đa kênh.
- Quản lý bằng mã SKU là phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả, bên cạnh đó còn tiết kiệm chi phí cho các cửa hàng, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ vì không cần đầu tư cho phần cứng.
Cách đặt mã SKU hiệu quả trong quản lý hàng hóa
Một mã SKU hiệu quả nên cần được đảm bảo những yếu tố như sau:
- Tên của nhà sản xuất hay tên thương hiệu hàng hóa.
- Mô tả sản phẩm: Mô tả ngắn về chất liệu của hàng hóa như cotton, khaki, lụa, gấm…, hình dáng sản phẩm như thế nào (dài, ngắn,…).
- Ngày mua hàng: Gồm dãy số chứa ngày, tháng, năm (đối với năm chỉ nên dùng 2 số cuối cùng).
- Kho lưu trữ: Nếu doanh nghiệp đang sở hữu nhiều kho hàng, thì có thể đặt ký hiệu riêng cho từng kho theo khu vực như Hà Nội, Hồ Chí Minh,… hoặc theo Quận, Huyện.
- Kích thước hàng hóa
- Màu sắc của hàng hóa
- Tình trạng sản phẩm: Sản phẩm mới hay đã qua sử dụng
Kết hợp tất cả những yếu tố trên lại với nhau, bạn sẽ đặt mã SKU cho sản phẩm theo danh mục một cách dễ dàng.
Tuy nhiên, phụ thuộc vào lĩnh vực cũng như phương pháp quản lý kho, cách tổ chức xây dựng doanh nghiệp mà có thể thiết kế mã SKU cho thích hợp. Khi hàng hóa được mã hóa theo SKU chắc chắn việc quản lý kho hàng cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều. Đây cũng được coi là giải pháp hiệu quả cho nhiều doanh nghiệp trong việc quản lý kho hàng.
Một vài lưu ý về việc đặt mã SKU
Tạo mã SKU của riêng bạn
Những cửa hàng nên chủ động tự đặt mã SKU. Nhiều chủ cửa hàng ngại đặt mã SKU hoặc đặt mã bằng cách thêm tiền tố hoặc hậu tố vào mã SKU của nhà cung cấp, thậm chí còn dùng luôn mã của nhà cung cấp. Mã SKU là mã quản lý sản phẩm trong nội bộ, vì thế hãy tự tạo ra mã SKU của riêng mình để dễ dàng trong việc kiểm soát.
Bố trí các trường thông tin trong mã SKU
Những thông tin nào của sản phẩm nên đưa vào mã SKU? Sắp xếp mã SKU theo trình như thế nào cho dễ nhớ? Điều này không có gì phức tạp, bạn làm tương tự như khi bạn phân loại các hàng hóa.
Ví dụ: Sau đây tôi sẽ lấy một ví dụ về một sản phẩm máy tính xách tay của HP:
- Đầu tiên, bạn hãy bắt đầu bằng danh mục sản phẩm là “Đồ điện tử” bạn ký hiệu là E.
- Kế tiếp đến loại sản phẩm là “Laptop” ký hiệu là L.
- Tiếp theo đến thương hiệu laptop HP được ký hiệu là HP.
- Sau đó đến kích thước màn hình là 15 inch có ký hiệu là 15.
- Cuối cùng là bộ xử lý core i9 được ký hiệu là i9.
- …
Cứ như thế, bạn sẽ có được mã SKU cho sản phẩm Laptop HP 15 inch, core i5 là: ELHP15I9.
Nên tuân thủ quy tắc đặt từ danh mục từ lớn đến nhỏ cho tất cả các mã SKU, như vậy khi quan sát vào bất cứ mã SKU nào bạn cũng sẽ dễ dàng nhận dạng được sản phẩm đó một cách nhanh chóng nhanh chóng.
Không nên tạo quá nhiều thông tin
Đặt mã SKU có ý nghĩa không nhất thiết là bạn phải nhồi nhét mọi thông tin vào trong mã SKU. Trong các trường thông tin sản phẩm, hãy cân nhắc những thông tin nào là thông tin quan trọng nhất và giúp bạn phân biệt được giữa sản phẩm này với những sản phẩm khác thì hãy đưa vào trong mã SKU.
Đồng thời, nếu không muốn tạo ra những mã SKU dài dằng dặc, bạn nên tối ưu số ký tự cho mã SKU khi quy ước cách đặt mã. Ví dụ bạn đang có 9 nhà cung cấp, bạn có thể quy ước mỗi nhà cùng là 1 chữ số trong dãy số từ 1 đến 9 (có thể quy ước sắp xếp các nhà cung cấp từ ít đến nhiều hoặc từ quy mô nhà cung nhỏ đến quy mô nhà cung lớn tương ứng từ 1 đến 9) thay vì viết tắt chữ cái đầu thành 1 mã có 2 – 3 ký tự tên nhà cung cấp sẽ gặp những tình trạng trùng lặp.
Lưu ý font chữ và ký tự
Trong một chuỗi ký tự mã SKU, bạn không nên sử dụng những chữ, hoặc số số dễ gây nhầm lẫn như I hay l (chữ i viết hoa hay chữ l viết thường?), O hay 0 (chữ o viết hoa hay là số 0)…
Trong trường hợp bắt buộc phải dùng những ký tự như thế này bạn có thể quy định chỉ sử dụng chữ viết hoa trong mã SKU, chữ và số được phân cách rõ ràng. Ví dụ như thay vì đặt mã SKU là Col219 thì bạn đặt là COL-219, như thế bạn sẽ dễ dàng hơn và không dành quá nhiều thời gian để nhận dạng mã SKU của sản phẩm.
Ngoài ra, bạn cũng nên tránh đưa các ký tự đặc biệt vào mã SKU. Ví dụ như dấu “/”, “#”,“&”, “@”,… Những ký tự đặc biệt sẽ làm cho người dùng thấy khó hiểu và dễ gây ra các lỗi định dạng khi quản lý bằng phần mềm hoặc bằng file.
Bạn cũng không nên bắt đầu mã SKU bằng số 0 vì khi quản lý bằng file excel thì số 0 sẽ bị mất đi. Ví dụ mã SKU sản phẩm là 0215563ABC thì phần mềm sẽ hiển thị là 215563ABC.
Sử dụng phần mềm để quản lý kho sản phẩm bằng mã SKU
Đương nhiên, bạn hoàn toàn có thể quản lý mã SKU sản phẩm bằng các phần mềm như Excel, Google Sheets… nhưng việc quản lý bằng phương pháp này tốn rất nhiều thời gian, công sức, dễ bị nhầm lẫn và bạn cũng khó khăn trong việc quản lý bao quát hàng hóa.
Một số câu hỏi liên quan đến mã SKU
Kết luận
Hy vọng những nội dung mà tôi chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về mã SKU là gì cũng như là những thông tin hữu ích có liên quan đến mã số SKU. Nhìn tổng thể, ta có thể thấy mã SKU sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa được việc quản trị kho hàng nội bộ tốt hơn. Nếu bạn còn thắc mắc về mã SKU, vui lòng liên hệ tôi để được giải đáp chi tiết nhất. Xin cảm ơn.