Hệ thống ERP là gì? Cách triển khai ERP trong kinh doanh chính là mối quan tâm của nhiều nhà quản trị hiện nay. Các app quản lý tài chính doanh nghiệp ERP có nhiều vai trò khác nhau, điển hình như là: cung cấp giải pháp quản lý vi mô, kế toán tài chính, quản lý dự án,… Cùng Taichinh.vip theo dõi chi tiết hơn qua bài viết dưới đây bạn nhé!
ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning. Phần mềm ERP gồm những công cụ quản trị tài chính doanh nghiệp, quản lý quy trình kinh doanh chiến lược và mạnh mẽ có thể được sử dụng để quản lý thông tin trong một tổ chức.
Mặc dù mỗi doanh nghiệp và tổ chức ngày nay hoạt động khác nhau, nhưng tất cả đều phải đối mặt với một thách thức chung: để duy trì tính cạnh tranh trong môi trường kinh doanh thời điểm hiện tại thì họ cần có 1 phương pháp lưu trữ cũng như là truy cập thông tin độc lập và hiệu quả.
Có thể nói, đây chính là tình huống mà hệ thống này đóng 1 vai trò hết sức quan trọng. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp vận hành theo mô hình just in time, tích hợp tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp thành một hệ thống thông tin toàn diện mà mọi cá nhân trong toàn tổ chức đều có thể truy cập được.
Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP – Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp, còn được gọi với cái tên chung là phần mềm quản trị (nguồn lực) doanh nghiệp, là quy trình quản lý tích hợp của các chu trình kinh doanh cốt lõi, thường là trong thời gian thực, được thực hiện bằng công nghệ và phần mềm.
Chu kỳ kinh doanh cơ bản thường bao gồm:
- Lập kế hoạch sản phẩm, mua hàng
- kế hoạch sản xuất
- Tiếp thị và bán hàng
- Quản lý hàng tồn kho
- Tài chính và kế toán
- Quản lý nguồn tài nguyên
ERP cũng thường được gọi là phần mềm quản lý kinh doanh điển hình, tích hợp toàn bộ những công cụ và chức năng vào một phần mềm nhỏ gọn. Nhờ ERP, các công ty có thể dễ dàng thu thập, lưu trữ, quản lý thông tin và dữ liệu, hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Là phần mềm tích hợp đầy đủ những chức năng mà doanh nghiệp cần, cập nhật liên tục các quy trình kinh doanh và hoạt động của bộ phận ngay lập tức, ERP giúp người quản lý dễ dàng theo dõi dòng tiền, nguyên vật liệu, hàng tồn kho, số lượng đặt hàng, tình trạng quan hệ khách hàng, v.v.
Bởi vì tất cả các phân hệ và chức năng được liên kết với nhau trong một hệ thống hoàn chỉnh, các bộ phận khác nhau (từ kế toán, mua hàng, bán hàng, sản xuất, CSKH, nhân sự, v.v.) dễ dàng tiếp nhận dữ liệu theo dòng, không bao giờ bị gián đoạn.
Hệ thống ERP đã hỗ trợ nhiều công ty lớn, thu về hàng tỷ đô la, tuy chi phí mà các công ty phải trả cho hệ thống quản lý này là khá đáng kể. Nhưng các công ty đa quốc gia trên thế giới đã chứng minh đây là một khoản đầu tư thông minh.
Trên thực tế, hệ thống này giúp các công ty tiết kiệm tối đa nguồn lực và kiểm soát hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.
Vì vậy, mặc dù ban đầu hệ thống ERP ra đời để phục vụ cho quá trình quản lý của các công ty lớn nhưng ngày càng có nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng hệ thống ERP cho quá trình quản lý doanh nghiệp của chính mình.
Sự linh hoạt và tiện lợi mà hệ thống ERP mang lại không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực mà ngoài ra, nó còn giúp giảm thiểu các sai sót xảy ra trong quá trình nhập và chuyển dữ liệu một cách tối đa.
Do đó, hiệu suất của tổ chức sẽ được cải thiện. Đây là một trong số các điểm khác biệt cơ bản giữa hệ thống ERP và hệ thống quản lý truyền thống.
Nguồn gốc của hệ thống ERP
Gartner chính là tập đoàn đầu tiên sử dụng thuật ngữ ERP. Đến năm 1990 thì nó đã được dùng chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất.
Song, sau đó, những nhà cung cấp ERP khác nhau bắt đầu kết nối các gói ERP với các bộ phận kế toán, bảo trì và nhân sự.
Cho tới giữa những năm 1990, hệ thống ERP mới giải quyết được toàn bộ những chức năng kinh doanh quan trọng. Chính phủ và những tổ chức phi lợi nhuận cũng bắt đầu sử dụng hệ thống ERP từ lúc đó.
Sự phát triển vượt bậc của hệ thống ERP
Do những chức năng vượt trội mà hệ thống ERP mang lại mà nó đã phát triển đáng kể từ giữa những năm 1990. Mãi cho đến khoảng năm 2000, nhiều công ty ở nhiều nước trên thế giới đã thay thế hệ thống cũ của họ bằng hệ thống ERP.
Ban đầu, hệ thống ERP tập trung vào việc tự động hóa các chức năng của nó mà không cần quá nhiều nhân viên để kiểm soát hệ thống. Hệ thống này vừa độc lập vừa liên kết chặt chẽ với nhau.
Một thời gian sau, vào đầu những năm 2000, ERP đã phát triển các chức năng để tối ưu hóa nguồn lực và thúc đẩy quá trình xử lý hiệu quả các giao dịch với khách hàng và đối tác.
Hiện tại, các nhà phát triển hệ thống ERP đang nỗ lực hơn nữa để hệ thống này có khả năng tích hợp với các thiết bị di động nhỏ gọn thay vì chỉ tích hợp trên các máy tính cồng kềnh.
ERP ngày nay còn gắn liền với nhiều vai trò và chức năng khác, bao gồm: hỗ trợ ra quyết định, minh bạch hóa luồng thông tin, giúp DN đẩy nhanh quá trình toàn cầu hóa, v.v.
Đặc điểm của hệ thống ERP
ERP có những đặc điểm nổi bật như sau:
- Các chức năng được tích hợp đầy đủ trong 1 phần mềm.
- Hoạt động gần với thời gian thực, hầu như là không có độ chậm trễ.
- Một giao diện thống nhất duy nhất cho toàn bộ các mô-đun.
- Sử dụng 1 cơ sở dữ liệu có thể hỗ trợ toàn bộ những ứng dụng.
Các chức năng chính của hệ thống ERP
Hệ thống ERP bao gồm các chức năng phổ biến sau:
- Kế toán tài chính: quản lý tiền mặt, tổng hợp tài chính, quản lý TSCĐ, đối chiếu và quyết toán, thu tiền.
- Kế toán quản trị: lập ngân sách, tính toán chi phí.
- Nhân sự: quản lý và giám sát việc tuyển dụng, đào tạo, bố trí, trả lương, phụ cấp, các hoạt động hưu trí, v.v.
- Sản xuất: lập hóa đơn, theo dõi đơn hàng, lập kế hoạch, quản lý quy trình làm việc, theo dõi tiến độ, quản lý năng lực nhân viên, quản lý chất lượng, chu trình sản phẩm, v.v.
- Bán hàng: xử lý đơn hàng, định giá, kiểm soát hàng tồn kho, vận chuyển, phân tích bán hàng, báo cáo bán hàng.
- Quản lý chuỗi cung ứng: lập kế hoạch nhà cung cấp, đơn đặt hàng, mua hàng, hàng tồn kho, hàng tồn kho.
- Quản lý dự án: lập kế hoạch, dự toán chi phí, phân công lao động, thanh toán, tính toán thời gian, đơn vị thực hiện, quản lý hoạt động.
- Quản lý quan hệ khách hàng: liên hệ với KH, theo dõi hoạt động của KH, bán hàng và tiếp thị, v.v.
Cơ cấu tùy chỉnh
Đặc điểm nổi bật và khác biệt nhất của ERP so với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác là tính linh hoạt trong khả năng tùy biến. Do đó, hệ thống ERP có thể phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Ngày nay, các nhà cung cấp dịch vụ ERP cung cấp cho khách hàng các lựa chọn để các tổ chức tạo ra kiến trúc hệ thống của riêng họ.
Những tùy chỉnh này mang lại những lợi ích hữu hình như:
- Tăng khả năng sử dụng.
- Có được lợi thế cạnh tranh so với các nhà cung cấp giải pháp khác.
Tuy nhiên, cùng với điều này, cấu hình và thời gian triển khai sẽ tăng lên và yêu cầu nhiều tài nguyên hơn để thực hiện và bảo trì. Đồng thời, việc tùy biến sẽ hạn chế sự kết nối liền mạch giữa nhà cung cấp và khách hàng sử dụng cùng một hệ thống phần mềm ERP (do hệ thống tùy chỉnh).
Tuy nhiên, những nhược điểm này không thể so sánh với những lợi thế có được từ việc tùy chỉnh các chức năng của hệ thống ERP.
Ưu điểm của hệ thống ERP
Hiện nay, trên thế giới, hệ thống ERP ngày càng được nhiều công ty sử dụng để quản lý kinh doanh hiệu quả. Hệ thống này có những ưu điểm mà nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp khác không thể có được. Cụ thể:
- Tích hợp tất cả các chức năng trong một phần mềm.
- Hỗ trợ đưa ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn.
- Hạn chế tối đa các sai sót gặp phải trong quá trình nhập liệu và chuyển thông tin giữa các bộ phận.
- Dễ dàng truy cập dữ liệu ở mọi nơi.
- Cung cấp cái nhìn đầy đủ về doanh nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời mọi lúc để đưa ra quyết định chính xác.
- Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm bằng cách hợp nhất các hệ thống bảo mật.
- Nâng cao chất lượng và hiệu quả của công ty.
- Hỗ trợ đánh giá và quản lý nhân viên hiệu quả.
- Hệ thống ERP giúp một công ty linh hoạt hơn, dễ dàng thích ứng với mọi thay đổi và kết nối tất cả các phòng ban với nhau.
- Phát triển kinh doanh (nội bộ và bên ngoài).
- Đọc thêm bài phân tích về sự khác biệt cơ bản của ERP so với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác.
Khó khăn khi triển khai hệ thống ERP
Mặc dù được đánh giá cao và là một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay nhưng hệ thống ERP vẫn đặt ra những thách thức cho các doanh nghiệp khi triển khai nó.
Đôi khi, lợi ích của việc tùy chỉnh cũng có thể bị hạn chế. Bởi nếu các công ty không phân tích kỹ quy trình kinh doanh của mình và đưa ra các giải pháp hợp lý thì không những không tận dụng được lợi thế này mà thậm chí có thể gặp nhiều khó khăn hơn so với việc thực hiện các phương pháp khác. chức năng.
Tái thiết kế các quy trình kinh doanh hiện tại để phù hợp với khung ERP có thể phá hủy khả năng cạnh tranh của một công ty.
Hệ thống ERP có thể tốn kém hơn các giải pháp khác nếu công ty không thực hiện nghiêm túc tất cả các bước chuẩn bị.
Quá trình chuẩn bị cho việc triển khai hệ thống ERP
Việc triển khai ERP đòi hỏi chủ DN và nhà cung cấp phải hiểu biết thấu đáo về quy trình kinh doanh của họ. Việc phân tích kỹ các yếu tố trước khi bắt tay vào thực hiện là vô cùng quan trọng và cần thiết.
Các bước chuẩn bị điển hình để triển khai hệ thống ERP bao gồm:
- Điều tra hiện trạng kinh doanh về quá trình ứng dụng CNTT trong tổ chức
- Viết báo cáo phân tích hoạt động
- Tư vấn giải pháp ERP phù hợp
- Triển khai hệ thống ERP trong công ty
Đối với các công ty có nhiều quy trình, quy tắc, dữ liệu, hệ thống phân cấp, nhiều lớp quản lý, việc phân tích dữ liệu có thể tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, đây là một quá trình chuẩn bị quan trọng, kết quả của quá trình này sẽ quyết định hoàn toàn đến hiệu quả của việc triển khai ERP sau này.
Nhiều công ty không chú ý đến quy trình này đã phải tốn rất nhiều tiền cho một hệ thống quản lý kinh doanh mà ngay cả chủ doanh nghiệp và các cấp quản lý cũng không sử dụng vì không phù hợp với kinh doanh hoặc phải tốn nhiều tiền. thêm thời gian để thay đổi, chỉnh sửa chức năng.
Hệ thống ERP và các hệ thống quản lý riêng lẻ khác nhau ở điểm gì?
Tích hợp là điểm khác biệt cơ bản và quan trọng nhất giữa một hệ thống ERP với việc áp dụng nhiều hệ thống quản lý rời rạc (như hệ thống quản lý nhân sự, quản lý kho,…).
ERP là một hệ thống thống nhất, đa phân hệ, được tích hợp thành kiến trúc toàn cầu giúp các hoạt động khác nhau được liên kết chặt chẽ hơn, tăng tốc độ xử lý dữ liệu và hiệu quả hoạt động của mọi bộ phận trong toàn doanh nghiệp.
Nếu công ty sử dụng nhiều hệ thống riêng lẻ khác nhau, phục vụ riêng cho từng bộ phận thì việc chuyển giao thông tin giữa các bộ phận thường phải thực hiện thủ công (copy file, chuyển tài liệu, …), rất dễ làm chậm hay gián đoạn hoạt động chung của doanh nghiệp, hơn nữa, rất khó để kiểm soát luồng dữ liệu.
Nhưng khi ứng dụng hệ thống ERP, các hoạt động tác nghiệp của đội ngũ nhân sự sẽ được thực hiện theo quy trình, luồng thông tin được truyền tải tự động và được kiểm soát chặt chẽ hơn.
Các báo cáo được tạo ra từ hệ thống ERP cũng sẽ được kiểm soát chặt chẽ hơn. đầy đủ và chính xác. Từ đó, năng suất lao động và hiệu quả quản lý doanh nghiệp sẽ được nâng cao.
Cách chọn loại giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
Để lựa chọn loại giải pháp ERP phù hợp, các công ty nên xem xét quy mô của công ty, nhu cầu và phạm vi triển khai ERP để làm cơ sở lựa chọn giải pháp triển khai phù hợp:
- Quy mô công ty (số lượng công ty, chi nhánh, nhà máy cần triển khai ERP)
- Số lượng nhân viên sẽ áp dụng hệ thống ERP.
- Nhóm sản phẩm, sản phẩm kinh doanh và sản phẩm sản xuất,…
Để đảm bảo triển khai thành công các giải pháp ERP, các công ty nên cân nhắc đầu tư vào các dự án theo các chiến lược sau:
- Think Big – Suy nghĩ tổng thể để có các giải pháp dài hạn.
- Start small – Bắt đầu nhỏ để đảm bảo thành công.
- Do Fast – Hành động nhanh để giảm chi phí và đẩy nhanh hiệu quả đầu tư.
Ngân sách đầu tư ERP, một dự án ERP được coi là một dự án đầu tư, tùy theo ngân sách đầu tư sẽ được phân bổ và hạch toán chi phí từ 5 năm đến 10 năm.
Bên cạnh đó, khi lựa chọn giải pháp ERP, các công ty cũng cần lưu ý đến Quy tắc thực hành tốt nhất cho ngành để thống nhất các tiêu chí quản lý và vận hành toàn công ty.
Một số câu hỏi liên quan đến hệ thống ERP
Dưới đây là những câu hỏi về hệ thống ERP, bạn có thể tham khảo để hiểu rõ hơn về nó nhé! Hứa hẹn sẽ không làm bạn hụt hẫng.
Như vậy, bài viết hôm nay của Tài Chính VIP đã chia sẻ để quý người đọc những nội dung liên quan tới ERP cũng như là lời giải đáp cho thắc mắc Hệ thống ERP là gì? Nếu bạn cảm thấy bài viết thực sự hữu ích thì hãy tham khảo và chia sẻ nó đến với nhiều người khác nhé!