FIFO là gì? FIFO là phương pháp như thế nào?

Hiện nay, việc quản lý kho hàng hiệu quả giúp quản trị logistics phát triển, tăng lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. Vậy FIFO là gì? FIFO là một cách thức để quản lý các mặt hàng tồn kho. Đây là hình thức quản lý các mặt hàng tồn kho với nhiều lợi ích nổi bật mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang sử dụng. Hãy cùng Taichinh.vip theo dõi bài viết dưới đây để có thể nắm nhiều thông tin hơn về FIFO nhé.

FIFO là gì?

FIFO (viết tắt của từ tiếng anh là First In – First Out) có nghĩa là “Nhập trước – Xuất trước” đây là một phương pháp được áp dụng trong lĩnh vực quản lý hàng hóa. Từ đó, bất kỳ hàng hóa nào được nhập về trước sẽ ưu tiên xuất kho đầu tiên. Do đó, ta có thể thấy rằng phương pháp này với một số hàng hóa rất không phù hợp để áp dụng với một số nhược điểm còn tồn tại.

Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp FIFO

Ưu điểm

Dưới đây là một số ưu điểm của phương pháp FIFO như sau:

• Cách thức này dễ hiểu, được hầu hết mọi người chấp nhận và tin tưởng.
• FIFO tuân theo quy tắc dòng tồn kho tự nhiên (các sản phẩm lâu đời nhất sẽ được bán trước, kế toán sẽ thực hiện tính theo các chi phí đó trước). Điều này giúp cho việc ghi chép sổ kế toán dễ dàng hơn và hạn chế được khả năng xảy ra sai sót.
• Tránh lãng phí hơn (một công ty thực sự theo phương pháp FIFO sẽ luôn chuyển hàng tồn kho cũ nhất trước tiên).
• Các sản phẩm còn lại trong kho sẽ phản ánh tốt hơn về giá trị thị trường (điều này có nghĩa là do các sản phẩm không bán được đã được xây dựng gần đây hơn).
• Thu về lợi nhuận cao hơn.
• Báo cáo tài chính sẽ khó bị thao túng hơn.
• Phương pháp FIFO đưa ra một bức tranh rất chính xác về tổng quan tài chính của một công ty hoặc doanh nghiệp. Thông tin giúp ích rất nhiều trong việc lập kế hoạch phát triển cho tương lai của công ty.

Nhược điểm

• Doanh thu không phù hợp với chi phí: Theo thời gian thì giá trị của hàng hóa sẽ bắt đầu giảm đi đồng thời khi bị tác động của lạm phát sẽ làm cho đồng tiền bị mất giá gây ra việc lợi nhuận thu về sẽ không đủ để đáp ứng các chi phí hiện tại kể cả khi chi phí hàng hóa trước đó đã được thanh toán.
• Đối với những doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại sản phẩm với nhiều mặt hàng khác nhau, khi áp dụng phương pháp này sẽ làm cho chi phí hạch toán và khối lượng của công việc tăng lên rất nhiều.
• Tồn dư nhiều hàng hóa cũ chưa bán hết nhưng bắt buộc vẫn phải đưa hàng mới nhập ra bán, từ đó làm cho hàng cũ tồn kho còn lại đẩy bán khá chậm.

Đòi hỏi của dịch vụ lưu trữ theo nguyên tắc FIFO

Kho lưu trữ hàng hóa được áp dụng theo phương pháp FIFO cần được thiết kế theo yêu cầu có thể bốc dỡ hàng hóa thường xuyên, bố trí ô kệ khoa học gọn gàng. Giữa các dãy kệ có thể tổ chức các lối đi để người và phương tiện vận chuyển như xe nâng có thể tiếp cận hàng hóa một cách dễ dàng.

Ý nghĩa của quản lý FIFO

Phương pháp FIFO áp dụng khi quản lý các loại hàng hóa với nhiều ưu điểm có ý nghĩa quan trọng trong nghiệp vụ quản lý kho hàng. Đặc biệt là trong lĩnh vực Logistics, thông qua quản lý kho bãi FIFO nhằm:

• Giải quyết được các mối lo về thời gian để hỗ trợ điều tra các linh kiện hay vật liệu đóng gói bị lỗi.
• Khi đã khoanh vùng được xác định lô hàng lỗi giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí tiền phế phẩm phát sinh.
• Uy tín của công ty được bảo đảm an toàn cũng như đảm bảo được lợi nhuận của công ty khi ngăn chặn những sản phẩm lưu thông không phù hợp. Thương hiệu của doanh nghiệp bị ảnh hưởng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới lượng hàng hóa bán ra sau này khi để mất niềm tin trong tâm trí khách hàng. Uy tín thương hiệu giá trị gây dựng thì lâu chứ để gây tiếng xấu thì trong chốc lát.
• Đảm bảo chất lượng hàng hóa bán ra tốt nhất đến tay người tiêu dùng, tránh trường hợp phát sinh chi phí tiêu hủy, doanh thu hàng hóa cũng giảm do phải giảm chi phí để đẩy nhanh sản phẩm trước khi hết hạn.

Phương pháp FIFO áp dụng quản lý hàng hóa

Để quản lý tốt được hàng hóa, nhân viên kho cần phải biết được cách để định vị kho hàng theo mỗi kho, line, kệ… qua những mã số nhất định. Kho được kí hiệu là W, line ký hiệu là L, kệ ký hiệu là C, tầng ký hiệu là F, hộc thì được đánh số.

Ví dụ: Kho 1 có 7 line, mỗi line có 5 kệ, mỗi kệ có 10 tầng, mỗi tầng có 8 hộc thì tương ứng với mã số:

• Mã kho: W01
• Mã line: L01 đến L07
• Mã kệ: C01 đến C05
• Mã tầng: F01 đến F010 (từ dưới lên trên)
• Mỗi hộc đánh số từ 01 đến 08

Từ ví dụ trên ta áp dụng được với thùng hàng được đặt tại hộc số 3, tầng 1, kệ số 2, line 5, kho số 7 thì sẽ được định vị với mã số: W07L05C02F01-03

Với nguyên tắc FIFO, kho cần phải được sắp xếp hàng theo chiều ưu tiên từ cửa kho tiến dần vào trong kho và tương tự từ tầng dưới đến tầng trên… Mỗi lô hàng cần phải được ghi thẻ kho kèm theo thông tin về loại hàng – ngày nhập – ngày xuất kho để tiện cho việc theo dõi nhập – xuất hàng hóa.

Bên cạnh đó, kho hàng của bạn cần phải đảm bảo được giữa các kệ hàng có lối đi thông thoáng cho người và phương tiện vận chuyển hàng.

Vì sao phải áp dụng phương pháp FIFO?

• Khi áp dụng nguyên tắc quản lý kho FIFO các doanh nghiệp sẽ giảm tối đa được lượng hàng cũ tồn kho. Vì những lô hàng được lưu trữ trong kho lâu nhất sẽ được đưa đi tiêu thụ trước. Đặc biệt, nguyên tắc này rất thích hợp với những doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại hàng hóa có thời hạn sử dụng như dược phẩm, thực phẩm, đồ uống… những sản phẩm có vòng đời thấp như quần áo, giày dép hay các sản phẩm công nghệ dễ bị lỗi thời như điện thoại, tivi,…
• Nếu không bán những sản phẩm cũ trước thì doanh nghiệp sẽ bị thu lỗ vì sản phẩm sản phẩm sẽ hết hạn, thua lỗ vì sản phẩm hết hạn sử dụng, lỗi mốt hay công nghệ lỗi thời…
• Thêm vào đó, doanh nghiệp còn tốn thêm một chí để có thể tiêu hủy phân lý hàng tồn kho. Bên cạnh đó, khi quản lý các mặt hàng theo nguyên tắc FIFO các doanh nghiệp còn được giảm nguy cơ mất giá hàng hóa khi lạm phát xảy ra.

Ví dụ: Với mạng lưới kho vận trải dài khắp Đông Nam Á, Boxme Global đã thành công trong việc thực hiện những chiến lược quản lý kho hàng, phục vụ cho nhu cầu kho bãi cụ thể của từng doanh nghiệp. Hệ thống theo dõi của Boxme Global đồng thời còn cung cấp cho người bán trực tuyến những cập nhật thời gian thực về hàng tồn kho và tình trạng của đơn hàng, biến thương mại điện tử thành một trải nghiệm thuận tiện với thời gian và chi phí được tối ưu hóa nhất. 

Sự khác nhau giữa phương pháp LIFO và FIFO là gì? 

LIFO được viết tắt của từ tiếng anh là Last In First Out – Nhập sau xuất trước. Khi áp dụng phương pháp để quản lý những hàng hóa này thì hàng hóa mới nhập về sẽ được xuất bán đầu tiên. Sau đây là một số ý điểm sự khác nhau giữa hai phương pháp FIFO và LIFO:

Sự khác nhau về lợi ích 

• FIFO là phương pháp quản lý hàng hóa phù hợp cho những loại hàng hóa dễ hư hỏng hay có vòng đời thấp. Vì vậy, việc xuất bán các mặt hàng này nhanh chóng sẽ làm hạn chế tối đa nguy cơ gây thua lỗ cho doanh nghiệp.
• LIFO cho phép doanh nghiệp có thể được điều chỉnh giá thành hàng hóa để phù hợp với thời gian bán gần nhất. Chính xác là khi chi phí sản xuất hàng hóa ở thời điểm bán ra tăng lên thì lợi nhuận thu về sẽ tỷ lệ thuận khi doanh thu cao. Như vậy thì trong trường hợp này, quản lý những hàng hóa theo phương pháp LIFO là một phương pháp vô cùng tuyệt vời.

Sự khác nhau về ảnh hưởng của lạm phát 

• Khi xuất hiện lạm phát thì theo phương pháp FIFO, thuế thu nhập cho thấy số tiền cao hơn. Ngược lại, theo phương pháp LIFO thì thuế thu nhập sẽ cho thấy được số tiền tối thiểu.
• Hai phương pháp LIFO và FIFO có một số điểm khác nhau rõ rệt, vì thế  không thể đánh giá được phương pháp nào tốt nhất.

Vậy nên sử dụng phương pháp FIFO hay LIFO?

Với những so sánh về sự khác nhau của hai phương pháp FIFO và LIFO ở trên thì chắc hẳn có rất nhiều bạn đang thắc mắc không biết nên sử dụng phương pháp nào là tốt hơn. Việc  nên sử dụng phương pháp nào là phù hợp sẽ phụ thuộc vào những đặc điểm sản phẩm của doanh nghiệp.

• Đối với các doanh nghiệp đang kinh doanh về những loại hàng hóa dễ vỡ, dễ hư hỏng, có thời hạn sử dụng ngắn, tuổi thọ ngắn thì việc lựa chọn phương pháp FIFO sẽ là một lựa chọn tốt hàng đầu. Ngược lại, phương pháp LIFO sẽ được áp dụng cho các mặt hàng như than đá, cát, gạch…
• Đồng thời, cần xem xét yếu tố lạm phát để có thể lựa chọn phương pháp quản lý kho phù hợp. Khi tình trạng lạm phát tăng cao, doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp FIFO để hạn chế việc rủi ro có thể xảy ra. Lý do bởi vì khi giá tăng thì giá vốn hàng bán sẽ thấp hơn, việc đó đồng nghĩa với việc thu nhập ròng sẽ tăng.
• Mỗi phương pháp quản lý kho có những ưu và nhược điểm khác nhau, tùy theo nhu cầu khác nhau của mỗi doanh nghiệp để có thể đưa ra lựa chọn. Hãy cân nhắc tính toán thật kỹ tất cả yếu tố để đảm bảo đem về lợi ích cao nhất cho đơn vị mình.

Tóm lại, cho dù bạn có lựa chọn phương pháp cai quản hàng hóa nào đi nữa thì bạn cũng phải dựa trên tiêu chí đem lại lợi ích cho doanh nghiệp. Ngoài ra, còn phải đáp ứng việc bố trí hàng hóa thuận tiện để công việc kho vận được tiến hành dễ dàng, thuận tiện.

Kết luận

Bài viết trên đây đã giới thiệu đến những bạn đọc thông tin liên quan đến phương pháp FIFO là gì? Cũng như là những lợi ích khi sử dụng phương pháp này. Hi vọng qua bài viết trên, bạn có thể lựa chọn một phương pháp quản lý hàng hóa phù hợp cho doanh nghiệp của mình để mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Cảm ơn các bạn đã theo dõi.